業務プロセスについて

「業務プロセス」は、取引・帳票データの一部で、取引内での事業者間で帳票を使用した情報伝達についての帳票やタスクを固まりとした管理単位 です。

取引を作成したり、帳票の作成・更新・送信についての操作は、従来通りですが、業務プロセスを利用すると、以下の利点があります。

• サイバーポートで実施する業務を明確にする

  業務プロセス機能は、サイバーポートで実施する業務を「業務テンプレート」として定義し、そのテンプレートを使用して業務を開始する「業務プロセス」から構成されます。この機能により、サイバーポートで実施する業務を他の事業者へ明示し、サイバーポートで実施する業務を明確化します。

• 業務で必要な帳票とその必須項目が定義できる

  業務プロセスの基となる「業務テンプレート」では、その業務プロセスで「取り扱う帳票」とその帳票の必須項目（タスク）が設定できます。 業務プロセスで設定可能な「取り扱う帳票」は、業務カテゴリにより決定します。１つの業務プロセスで、「取り扱う帳票」は複数種類の帳票が設定できます。

• 取引毎の進捗が確認できる

  業務プロセスは、未対応・処理中・完了（キャンセル）のステータスを管理しています。この状況は、業務プロセス配下のタスクの状況が更新されることで、逐一更新され、ほぼリアルタイムでの進捗状況の確認が可能です。 この業務プロセスの進捗状況は、取引の一覧や取引ダッシュボードなどで確認できます。

業務プロセスを使用する事前準備として、業務プロセスのテンプレートとなる「業務テンプレート」を定義する必要があります。業務テンプレートについては、以下のマニュアルをご参照ください。

• 業務カテゴリについて
• 業務テンプレートについて

業務プロセスの状況を確認する

取引内での業務プロセスの状況は、以下の画面で確認できます。

• 取引の検索での検索結果の表示

  • 一覧上に、取引内での業務プロセスの進行状況を、業務カテゴリ毎にステータスバーのスタイルで表示します。

• 業務プロセスウィジェット

  • 取引内でのでの業務プロセスの進行状況を、業務カテゴリ毎にステータスバーのスタイルで表示、さらに業務カテゴリ内の業務プロセスやタスクの進行状況を確認できます。

• 業務プロセスを確認する

  • 業務プロセスを操作するメイン画面となります。

  • 業務プロセスについての操作は、全てこの画面で行います。

取引内で業務プロセスが登録されていない場合

取引を作成した直後など、取引内で業務プロセスが登録されていない場合、上記の各画面では、業務プロセスの状況として、以下のように表示します。

• 業務カテゴリ毎のステータスバー表示

  • 全ての業務カテゴリでグレーで表示します。

  

• 業務プロセス での表示

  • 取引左メニュー「業務プロセス」をクリックすると、以下のように業務カテゴリのみ表示します。

  

この状態から、事前に準備した 業務テンプレート を使用して、取引に業務プロセスを追加します。

業務プロセスを追加する

まずは、取引関係先が定義している 業務テンプレート のうち取引で実施したい業務を、業務プロセスとして取引に追加します。

この業務プロセスの追加操作は、取引に参加している組織（取引関係先）であれば、どの組織でも操作が可能です。

取引左メニュー「業務プロセス」をクリックし、業務プロセス を開きます。

画面右上にあるアイコンをクリックすると、業務プロセスを追加 が開くので、追加したい業務プロセスの基となる業務テンプレートを選択（名称のリンクをクリック）します。

この操作で、追加された業務プロセスの状態は「未処理」となります。業務プロセスを開始する操作については、業務プロセスを開始する にて説明します。

この操作を、業務カテゴリ毎に繰り返し、取引で実施したい業務を業務プロセスとして追加します（下図）。

上記の業務プロセスの状況を、取引の検索での検索結果の表示 や 業務プロセスウィジェット で確認すると、以下のように、業務カテゴリ毎に追加された業務プロセスの数が確認できます。

業務プロセスを開始する

次に、業務プロセスを追加する で、追加した業務プロセスを開始します。

業務プロセスの開始は、状態が「未処理」である業務プロセスのタイトルをクリックすると、業務プロセスを開始する ダイアログが開くので、このダイアログに従い、業務プロセスを開始します。

業務プロセスを開始できる取引関係先について

業務プロセスを開始できる取引関係先は、業務プロセスの「役割」と、「取り扱う帳票」に対して、取引関係先が所有しているRW権限で決定します。

役割については、「帳票を受け取る」か「帳票を提出する」の設定により、業務プロセスを開始できる取引関係先は、他の取引関係先なのか、自身の組織なのかが決定します。

• 役割が「帳票を受け取る」になっている業務テンプレートから業務プロセスを開始するには、「取り扱う帳票」に対して、W権限（作成・更新権限）を持っている取引関係先である必要があります。

• 役割が「帳票を提出する」になっている業務テンプレートから業務プロセスを開始するには、その業務テンプレートを定義した取引関係先である必要があります。

例を下図に示します。

上記の条件を満たしていない取引関係先が、業務プロセスを開始しようとすると、以下の画面を表示します。

業務プロセス配下の帳票・タスクについて

業務プロセスを開始すると、そのプロセスで「取り扱う帳票」として定義された帳票が作成（すでに存在している場合はその帳票を使用します）され、さらに「必須項目の設定」に従い、タスクが作成されます。

タスクは、帳票毎に作成され、対となる帳票に対する必須項目の設定や、その帳票の入力や送信作業の担当者が設定できます。

業務プロセスを完了させる

サイバーポートでは、事業者間での情報伝達するには、帳票に必要な項目を入力し、帳票を更新、さらに、帳票の送信 を行います。

これらの業務プロセス内のタスクが全て完了すると、業務プロセスも完了となります。

完了した業務プロセスの状況を、取引の検索での検索結果の表示 や 業務プロセスウィジェット で確認すると、以下のように、業務カテゴリ毎に完了した業務プロセスの数が確認できます。

業務プロセスを中断（キャンセル）する

開始した業務プロセスを中断（キャンセル）する場合は、状態が「処理中」である業務プロセスのタイトルをクリックし、業務プロセスの編集 にて、業務プロセスの状態を変更します。

この変更に合わせ、業務プロセス配下のタスクも状態を変更します。¹

1:業務プロセスの状態を変更できるのは、業務プロセスの「帳票を提出する」に指定された組織か、「帳票を受け取る」に指定された組織か、配下のタスクの担当組織のみです。

業務プロセスの状態

業務プロセスは、以下の４つの状態を管理します。

状態	意味
	業務プロセスがまだ開始されていないことを意味します。 業務プロセスを開始する にて、業務プロセスを開始します。
	業務プロセスを開始する にて、業務プロセスが開始されていることを意味します。 業務プロセス配下のタスクを全て完了（またはキャンセル）させる必要があります。
	業務プロセス配下のタスクが全て完了（またはキャンセル）していることを意味します。 この状態の業務プロセスは、取引の検索での検索結果の表示 や 業務プロセスウィジェット での業務カテゴリ毎のステータスバー表示で、完了している業務プロセスの数としてカウントします。
	業務プロセスをキャンセルしたことを意味します。 業務プロセスを編集する で業務プロセスの状態をキャンセルにします。 この状態の業務プロセスは、取引の検索での検索結果の表示 や 業務プロセスウィジェット での業務カテゴリ毎のステータスバー表示で、完了している業務プロセスの数としてカウントします。